ИИ для офисной работы - Урок №10
Как проходить урок?
Время выполнения Д/З
1 день
1 день
Время урока
10 минут
10 минут
В этом уроке мы попрактикуемся применять ИИ для офисной работы.
3. После выполнения ДЗ - переходите к следующему уроку
2. Внизу будет домашнее задание для выполнения (займет от 10 до 20 минут)
1. Читайте текст урока
- Если вы дошли до этого урока, значит уже знаете: искусственный интеллект - это не магия и не угроза, а рабочий инструмент, который можно и нужно использовать. Мы с вами уже учились писать промпты, применять ИИ для здоровья, учёбы и даже личных финансов.
Как встроить ИИ в рабочий процесс
- Давайте сразу договоримся: не надо воспринимать нейросеть как замену себе. Это не “вот ИИ — и пусть он работает вместо меня”, а скорее: “вот ИИ — и теперь я могу работать быстрее, умнее и с меньшим выгоранием”.
Первое, что нужно сделать — заведите отдельный проект или чат в ChatGPT (или другой модели) именно под рабочие задачи.
Это, как мы говорили в прошлых уроках, поможет нейросети “въехать” в контекст и не мешать личное с профессиональным. Вы не спрашиваете у баристы, как чинить кран, и не обсуждаете с сантехником капучино — нейросети тоже не надо путать задачи.- Теперь к практике. Ниже — 5 конкретных ситуаций, где ИИ прямо сейчас может быть вашим ассистентом на работе. Каждая снабжена понятным вступлением и правильно оформленным промптом по технике CLEAR.
- Деловая переписка
Каждому приходилось залипать по 15 минут в письмо: как начать? как не показаться сухим или, наоборот, фамильярным? Вот тут ИИ можно использовать как виртуального помощника по стилю.
Пример промпта:
Пример такого промпта
Ты — эксперт по деловой коммуникации. Напиши письмо партнёрам, с которыми мы сотрудничаем 2 года, с просьбой прислать документы по проекту до пятницы. Стиль — уважительный, но тёплый. Укажи, что документы нужны для отчётности в конце квартала, и предложи помощь, если есть сложности со сроками.
Пример такого промпта
Ты — эксперт по деловой коммуникации. Напиши письмо партнёрам, с которыми мы сотрудничаем 2 года, с просьбой прислать документы по проекту до пятницы. Стиль — уважительный, но тёплый. Укажи, что документы нужны для отчётности в конце квартала, и предложи помощь, если есть сложности со сроками.
- Чтобы переписка получилось живой - "скормите" нейросети как можно больше примеров вашей переписки.
Написания инструкций и регламентов
Создание инструкций — та работа, которую все откладывают “на потом”. Но она важна. А ещё — идеально ложится под задачи ИИ.
Пример промпта:
Пример такого промпта
Ты — специалист по организационному развитию. Напиши понятную инструкцию для новых сотрудников отдела продаж о том, как заполнять CRM после звонков. Укажи, что важно вносить все данные сразу, кратко, по шаблону, чтобы аналитика не страдала. Сделай это в формате, удобном для печати и размещения на внутреннем портале.
Пример такого промпта
Ты — специалист по организационному развитию. Напиши понятную инструкцию для новых сотрудников отдела продаж о том, как заполнять CRM после звонков. Укажи, что важно вносить все данные сразу, кратко, по шаблону, чтобы аналитика не страдала. Сделай это в формате, удобном для печати и размещения на внутреннем портале.
- В чат прикрепите имеющие инструкции, чтобы он создал как можно более точную инструкцию или регламент для ваших сотрудников..
- Для работы с файлами и таблицами
Сюда входит и анализ Excel-таблиц, и генерация шаблонов, и даже проверка формулировок в документах. Главное — задать точную задачу. Например, попросить ИИ провести анализ.
Пример промпта:
Ты — помощник аналитика. Я загружу Excel-файл с расходами отдела за 3 месяца. Проанализируй, на что уходит больше всего денег, какие статьи расходов можно сократить, и сделай краткий вывод по каждому месяцу. Ответ представь в виде таблицы: категория — сумма — комментарий — рекомендация.
Ты — помощник аналитика. Я загружу Excel-файл с расходами отдела за 3 месяца. Проанализируй, на что уходит больше всего денег, какие статьи расходов можно сократить, и сделай краткий вывод по каждому месяцу. Ответ представь в виде таблицы: категория — сумма — комментарий — рекомендация.
- В идеале - уточнить что вам нужно, например, вы хотите работать диджитал маркетологом и создавать рекламные кампании.
Пропишите в промпте четкие цели и требования.
-
Для подготовки презентаций
Когда нужно быстро сделать презентацию для совещания, нейросеть может сэкономить пару часов жизни - особенно на этапе структуры и черновика.
Пример промпта:
Ты — корпоративный консультант. Подготовь структуру презентации на 8 слайдов для отчёта о проделанной работе отдела маркетинга за 2 квартал. Включи слайды: цели, ключевые метрики, успешные кейсы, ошибки и выводы. Добавь заголовки и краткое описание к каждому слайду.
Важно! Теме создания презентаций и инструменту Gamma будет посвящен отдельный урок.
Ты — корпоративный консультант. Подготовь структуру презентации на 8 слайдов для отчёта о проделанной работе отдела маркетинга за 2 квартал. Включи слайды: цели, ключевые метрики, успешные кейсы, ошибки и выводы. Добавь заголовки и краткое описание к каждому слайду.
Важно! Теме создания презентаций и инструменту Gamma будет посвящен отдельный урок.
-
Для упрощения юридических и сложных текстов
Сколько раз приходилось читать “юридически-государственный” текст, чтобы понять хоть что-то? Иногда проще попросить ИИ “перевести на человеческий язык”. Вот хороший промпт, который поможет реализовать такую задачу.
Пример промпта:
Пример такого промпта
Ты — специалист по юридическим текстам. Объясни простым языком, что написано в этом фрагменте договора аренды (я скопирую ниже). Сфокусируйся на том, какие обязанности и риски возникают у арендатора. Избегай канцелярита и сухих формулировок.
Пример такого промпта
Ты — специалист по юридическим текстам. Объясни простым языком, что написано в этом фрагменте договора аренды (я скопирую ниже). Сфокусируйся на том, какие обязанности и риски возникают у арендатора. Избегай канцелярита и сухих формулировок.
Да, ИИ умеет многое. Но у него нет юридической силы, он может допустить ошибку или интерпретировать информацию не в вашу пользу. Поэтому:
Всё как с калькулятором: он считает быстро, но вы же сами перепроверяете, если сумма какая-то странная.
- Не загружайте конфиденциальные документы без шифрования.
- Проверяйте важные тексты вручную.
- Используйте ИИ как черновик — не как последнюю инстанцию.
Всё как с калькулятором: он считает быстро, но вы же сами перепроверяете, если сумма какая-то странная.
-
Переводы и адаптация текстов
ИИ может быть вашим персональным переводчиком, причём с учётом стиля, контекста и целевой аудитории.
Пример промпта:
Ты — профессиональный переводчик с опытом работы в маркетинге и технической документации. Переведи следующий текст на английский, сохранив его рекламный стиль и адаптировав культурно под англоязычную аудиторию. После перевода укажи, какие изменения ты внёс и почему.
Ты — профессиональный переводчик с опытом работы в маркетинге и технической документации. Переведи следующий текст на английский, сохранив его рекламный стиль и адаптировав культурно под англоязычную аудиторию. После перевода укажи, какие изменения ты внёс и почему.
-
К промпту укажите текст, который нужно перевести и что с ним нужно сделать.
Попробуйте применить один из промптов для офисной работы.
Посмотрите на результаты.
Посмотрите на результаты.
Домашнее задание
